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Datenschutzhinweise Bewerber und Mitarbeiter

Datenschutzhinweise für Bewerber und Mitarbeiter 

Version 1.4 vom 16.05.2018

Kiepe Electric GmbH 
Kiepe-Platz 1, 40599 Düsseldorf


Sehr geehrte Damen und Herren,


bei der Kiepe Electric GmbH nehmen wir den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten stets im Einklang mit den gesetzlichen Datenschutzbestimmungen. Im Folgenden werden Bezeichnungen wie „Bewerber“, „Mitarbeiter“ usw. grundsätzlich geschlechtsneutral (m/w) verwendet.


Mit diesen Datenschutzhinweisen möchten wir Ihnen, unabhängig davon ob sie Bewerber oder schon ein Mitarbeiter sind, einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre diesbezüglichen Rechte geben. Unter den Begriff des Mitarbeiters fallen in diesem Zusammenhang auch Praktikanten, Diplomanden, Werkstudenten, Ferien-Aushilfen und Zeitarbeitnehmer bzw. Leiharbeiter. 


A. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter
          
         a. Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die

         Fa. Kiepe Electric GmbH
         Kiepe-Platz 1
         40599 Düsseldorf 0211 / 7497-0
         bewerbung.kiepe@knorr-bremse.com 

         b. Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter 

         Kiepe Electric GmbH
         z.Hd. des Datenschutzbeauftragten
         Kiepe-Platz 1
         40599 Düsseldorf 
         datenschutzbeauftragter.kiepe@knorr-bremse.com 


B. In welcher Art und Weise erheben wir Ihre personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen erhalten, wenn Sie mit uns in Kontakt treten. 

Im Zusammenhang mit Bewerbern tritt dies während einer schriftlichen Bewerbung auf, wenn ein Personaldienstleister uns Ihre Kontaktdaten oder Bewerbungsunterlagen übermittelt oder wenn Sie sich per E-Mail direkt bei uns bewerben. Auch wenn Sie Ihre Bewerbermappe persönlich bei uns einreichen, findet eine sog. Erhebung statt.

Infolge der Erhebung werden diese personenbezogenen Daten im Verlauf des Beschäftigungsverhältnisses wie unten beschrieben weiterverarbeitet. 

Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. soziale Netzwerke wie monster.de, Facebook, LinkedIn oder XING) zulässigerweise gewinnen oder die uns von anderen Unternehmen oder von sonstigen Dritten berechtigt übermittelt werden.

Personenbezogene Daten die zur Durchführung ihrer Beschäftigung bei der Kiepe Electric GmbH erhoben werden müssen, sind z.B.:

  • persönliche Identifikationsangaben und Kontaktinformationen (z.B. Titel, Name, Adresse, Geburtsdatum, Konfession, Nationalität, Geschlecht, Familienstand, ggf. Kinder, E-Mail-Adresse, Telefon- und Mobilnummer);
  • Zahlungsdaten (z.B. Ihre IBAN und BIC); 
  • Informationen zu Ihrer Arbeits- oder Aufenthaltserlaubnis;
  • Daten zu Ihrer persönlichen Qualifikation wie z.B. Schulabschluss, berufliche Ausbildung; Fremdsprachenkompetenz, Zertifikate;
  • Lebenslauf (frühere Arbeitgeber und Funktionen);
  • Krankenkassenzugehörigkeit, Steuer-Identifikationsnummer; Steuermerkmale;
  • Frühere Arbeitszeugnisse;
  • Versicherungen (z.B. Direktversicherung, altersvorsorgewirksame Leistungen, Insolvenzversicherung usw.);
  • Ggf. Schwerbehinderteneigenschaft; Mutterschutz und Elternzeit; Altersteilzeitphasen, DEÜV-Merkmale, Berufsgenossenschaftszuordnung;
  • Organisatorische Zuordnung, Vorgesetzte/r, Kostenstelle, Arbeitszeitmodell; 
  • Entgelt (Basisbezüge, wiederkehrende Be- und Abzüge, Einmalzahlungen, Betriebs- bzw. Hinterbliebenenrenten); Pfändungen; Dienstwagen (geldwerte Vorteile, Eigenanteile);
  • Ggf. Immatrikulations- oder Praktikumsbescheinigung;
  • Ggf. Vollmachten, Beauftragungen, Nebentätigkeit;
  • Beurteilungen (Probezeitbeurteilung, Leistungsbeurteilung usw.), Ermahnungen, Abmahnungen;
  • Ggf. Arbeits- und Wegeunfälle;
  • Eintrittsdatum; Versetzungs- und Kündigungsdaten; Austrittsgrund;
  • Kommt- und Geht-Buchungen, Urlaub, Sonderurlaube, Zeitsalden, Kündigungsfristen;
  • ggfs. Ihr KFZ-Kennzeichen. 

Erfolgt Ihre Beschäftigung im Rahmen eines Leiharbeitsvertrags, so wurden diese Daten schon zuvor bei Ihnen erhoben und werden zur Durchführung des Vertrags oder schon während seiner Anbahnung durch den Entleiher an die Kiepe Electric GmbH übermittelt. 


C. Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Begründung, Durchführung und Beendigung Ihres Beschäftigungsverhältnisses gemäß § 26 BDSG-Neu. 

  1. Zur Begründung, Durchführung und Beendigung des Vertrags (§ 26 I S1 BDSG-Neu)
    Zunächst ist der Zweck der Verarbeitung die Auswahl geeigneter Bewerber. Bereits im Stadium der Vertragsanbahnung sind wir gesetzlich dazu angehalten, anhand Ihrer Daten ein sogenanntes Anti-Terror-Screening durchzuführen.
    Kommt es zu einem Arbeitsvertrag, ist die Speicherung und Nutzung Ihrer Personaldaten erforderlich, um Sie als Mitarbeiter weiter qualifizieren zu können und Ihre Fortbildungsmaßnahmen und Karriereoptionen maßgeschneidert mit Ihnen zu entwickeln. Auch benötigen wir Ihre Daten, um unserer Pflicht, nämlich der Zahlung des Gehalts bzw. Gewährung weiterer Gehaltsbestandteile wie Dienstfahrzeuge oder anderer Leistungen nachzukommen.
    Kommt es zu keinem Arbeitsvertrag, ist die weitere Verarbeitung zur Abwehr von Ansprüchen aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) erforderlich.
    Zur Führung Ihrer Personalie legt die Personalabteilung grundsätzlich eine Personalakte für Sie an. Dort sind sowohl Ihre Bewerberdaten als auch die während der laufenden Tätigkeit bei   entstandenen Urkunden, Vertragsergänzungen und Dokumente enthalten.
    Abhängig von Ihrer individuellen Tätigkeit ist es möglich, dass eine Zuverlässigkeits- oder Sicherheitsüberprüfung Ihrer Person erforderlich ist, bevor wir Sie bei bestimmten Kunden oder in bestimmten Bereichen (Luftsicherheit) einsetzen dürfen.
    Im Zuge von Personalentwicklungsmaßnahmen (Workshops, Teamtrainings, Coachings, Führungskräftetrainings, individuelle Entwicklungsmaßnahmen) werden regelmäßig personenbezogene Daten entsprechend des Ziels und Zwecks sowie Verlaufs der Maßnahme verarbeitet. In der Regel handelt es sich dabei um Namen der Teilnehmer, seine beruflichen Kontaktdaten sowie Ergebnisse von Workshops oder individuellen Maßnahmen.
    Sofern Sie einen vertraglichen Anspruch auf ein Dienstfahrzeug haben, sind wir gesetzlich dazu verpflichtet uns in regelmäßigen Abständen davon zu vergewissern, dass Sie im Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis sind.
    Im Übrigen werden zur Prozessoptimierung und Erkennung von Schulungsbedarf in allen unseren Werkhallen Betriebsdaten gemäß unserer jeweils gültigen Betriebsvereinbarung (BDE) erfasst, darunter auch die Arbeitszeit.
  2. Zur Aufdeckung von Straftaten (§ 26 I S2 BDSG-Neu)
    Wir behalten es uns vor, gemäß § 26 I S2 BDSG-Neu personenbezogene Daten von Beschäftigten zur Aufdeckung von Straftaten zu verarbeiten. Dies hat zur Voraussetzung, dass zu dokumentierende tatsächliche Anhaltspunkte den Verdacht begründen, dass die betroffene Person im Beschäftigungsverhältnis eine Straftat begangen hat und die Verarbeitung zur Aufdeckung erforderlich ist und einer Interessensabwägung standhält. 
 

D. Empfänger der personenbezogenen Daten

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung ihrer jeweiligen Funktion im Unternehmen bzw. zur Erfüllung unserer vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten benötigen.

  • Der Betriebsrat erhält die im Rahmen seiner gesetzlichen Aufgaben und Rechte aus dem Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) jeweils erforderlichen Daten.
  • Personalentwicklungs-Informationen werden zwischen der Abteilung Human Resources und den die Maßnahme begleitenden Trainer, Coaches oder andere Personalentwicklungsdienstleister übermittelt. Diese Dienstleister sind vertraglich an eine Vertraulichkeitserklärung und einen Auftragsverarbeitungsvertrag gebunden und müssen ihrerseits ebenso die gesetzlichen Datenschutzbestimmungen einhalten.
  • Unter bestimmten Voraussetzungen können personenbezogene Daten auch an öffentliche Stellen (z.B. Steuerbehörden, Jobcenter, Integrationsämter), Sozialversicherungsträger, Rechtsprechungs- und Strafverfolgungsbehörden (z.B. Polizei, Staatsanwaltschaften, Gerichte), Anwälte und Notare sowie Wirtschaftsprüfer weitergegeben werden.
  • Bei Dienstreisen ist eine Übermittlung der erforderlichen Daten an die interne Reisestelle bzw. an ein externes Reisebüro erforderlich.
  • Bei Nutzung von Mietfahrzeugen im Rahmen von dienstlich veranlassten Reisen ist eine Übermittlung von Kontaktdaten und eine Kopie Ihrer Fahrerlaubnis erforderlich.

Im Einzelfall, je nach Bedarf und Notwendigkeit, erhalten von uns ggfs. die folgenden Empfänger Ihre personenbezogenen Daten:

  • Berufsgenossenschaften;
  • Finanzbehörden;
  • Sozialversicherungsträger wie z.B. Krankenkassen, Rentenversicherungen, etc.;
  • Luftsicherheitsbehörde;
  • Integrationsamt;
  • Versicherungen;
  • Wirtschaftsprüfer;
  • Sozialversicherungs- und Steuerprüfer;
  • ISO-Auditoren;
  • Behörden (im Rahmen von Beauftragungen);
  • Industrie- und Handelskammer, (Fach-)Hochschulen, Berufsschulen und Berufskollegs
  • Externes Reisebüro
  • Knorr-Bremse Systeme für Schienenfahrzeuge, München
  • Weiterbildungsträger
  • Werksärztlicher Dienst bei Kiepe Electric sowie beauftragte Arztpraxen und Labors zur Wahrnehmung der arbeitsmedizinischen Fürsorgepflichten
  • Accounting / Reporting und Controlling Kiepe Electric
  • Dienstleister für die Entgeltabrechnung (derzeit ADP Paisy, ADP Employer Services GmbH, Frankfurter Straße 227, 63263 Neu-Isenburg)
  • Dienstleister für die Aktenarchivierung (Arlogis, Hamburger Str. 20 in Dormagen)


E. Übermittlung in Drittländer oder an internationale Organisationen
Wir übermitteln Ihre Personaldaten in der Regel nur an Empfänger innerhalb des europäischen Wirtschaftsraums. 


F. Dauer der Speicherung
Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich, wenn der Zweck der Verarbeitung verbraucht ist, sämtliche gegenseitige Ansprüche erfüllt sind und keine anderweitigen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder gesetzliche Rechtfertigungsgrundlagen für die Speicherung bestehen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten ergeben sich insbesondere aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO). Die dort vorgegebenen Aufbewahrungsfristen betragen in der Regel sechs bis zehn Jahre. Soweit erforderlich, z.B. zur Sicherung von Beweismitteln im Rahmen von strafrechtlichen Ermittlungsverfahren, werden Mitarbeiterdaten bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfristen vorgehalten. 
Sollte es nach einem Bewerbungsverfahren nicht zu einem Arbeitsvertrag kommen, werden Ihre Bewerbung und die damit verbundenen personenbezogenen Daten nach sechs Monaten gelöscht, um eventuelle Ansprüche aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz abwehren zu können.


G. Ihre Datenschutz-Rechte
Sie haben folgende Datenschutzrechte nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen: 

  1. das Recht auf Auskunft über die bei der Kiepe Electric GmbH gespeicherten personenbezogenen Daten (Artikel 15 EU-DSGVO) sowie
  2. das Recht auf Berichtigung Ihrer Daten (Artikel 16 EU-DSGVO), 
  3. das Recht auf Löschung Ihrer Daten (Artikel 17 EU-DSGVO), 
  4. das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten (Artikel 18 EU-DSGVO), 
  5. das Recht auf Datenübertragbarkeit Ihrer Daten (Artikel 20 EU-DSGVO),
  6. und das Recht auf Widerspruch (Artikel 21 EU-DSGVO)

Darüber hinaus haben Sie das Recht, sich mit einer Beschwerde an die zuständige Aufsichtsbehörde, die Landesbeauftragte für den Datenschutz Nordrhein- Westfalen, zu wenden https://www.ldi.nrw.de 


H. Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung der Daten?
Im Rahmen des Arbeitsverhältnisses müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung des Arbeitsverhältnisses und zur Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Verarbeitung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, einen Arbeitsvertrag mit Ihnen zu schließen bzw. diesen auszuführen. 

Darüber hinaus ist in unseren Vertragsformularen sowie auf unseren Webseiten jeweils transparent gekennzeichnet, welche Angaben freiwillig und welche Pflichtangaben sind.


I. Widerspruchsrecht

  1. Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht
    Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, jederzeit, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen persönlichen Situation ergeben, zu widersprechen, wenn die Verarbeitung auf Basis der in Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e EU-DSGVO (Verarbeitung im öffentlichen Interesse) und Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f EU-DSGVO (Datenverarbeitung auf Grundlage einer Interessensabwägung) geregelten Rechtsgrundlage erfolgt. Dies gilt auch für ein Profiling, das auf diese Bestimmung gestützt wird. 
    Für den Fall, dass Sie Widerspruch einlegen, unterlassen wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, mit Ausnahme des Falles, dass wir zwingende berechtigte Gründe für die Erforderlichkeit der Verarbeitung nachweisen können, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder, dass die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.
  2. Empfänger des Widerspruchs
    Sie können Ihren Widerspruch formfrei mit dem Betreff „Widerspruch“ unter Angabe Ihres Namens, Ihrer Adresse und Ihres Geburtsdatums an uns richten:

       Kiepe Electric GmbH, Kiepe-Platz 1 in 40599 Düsseldorf 
       datenschutzbeauftragter.kiepe@knorr-bremse.com

Herzlichen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, um sich unsere Datenschutzhinweise für Bewerber u. Mitarbeiter in Ruhe durch zu lesen.